Unsere digitale Welt

Wir alle kommunizieren heute über Smartphones und sind ständig online. Unseren Eltern schicken wir Urlaubsbilder via E-Mail und die wöchentlichen Mädelsabende absolvieren wir über Skype. Wir swipen, liken und teilen unser Leben. Alles ist digital und auch die Arbeitswelt wird immer digitaler. Was wir uns erschaffen haben, ist eine (fast) papierlose Welt, vor der auch unser Berufsleben nicht haltgemacht hat. Digitaler Workflow nennt sich das und diese Arbeitsweise ist vor allem eins: Unsere Zukunft und echt praktisch.

Digitaler Workflow: Ich lese was, was du auch liest.

Marco W. arbeitet als Sachbearbeiter in der Verwaltung einer großen Stadt. Er ist auf Facebook, lädt Bilder auf Instagram hoch und hat sogar seine Freundin auf Tinder kennen gelernt. Für Wissenschaftler ist er ein sog. „Digital Native“. Sein Smartphone ist ihm heilig und sein Leben mit der ganzen Welt vernetzt. Auch in seinem Job arbeitet Marco digital. Vergilbte Akten aus dem Archiv holen – das musste er zuletzt während eines Praktikums vor einigen Jahren machen. Heute arbeiten Marco und seine Kollegen mit einem digitalen Dokumentensystem. Das vereinfacht die Arbeitsprozesse und ermöglicht es, dass mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten können. Das spart Zeit und freut den Kunden. Der Markt für solche DMS Softwarelösungen wächst Jahr für Jahr.

Paralleles Arbeiten für den Erfolg

Arbeit am ComputerWenn Marco morgens seinen PC startet, weiß er dank des digitalen Dokumentensystems, an welchen Akten oder Projekten zuletzt gearbeitet wurde. „Das erspart mir viel Zeit, bei anderen Kollegen Akten zu holen und der Gang ins dunkle Aktenarchiv ist auch nicht mehr nötig“, so Marco. Er ist überzeugt, dass digitale Workflowprozesse die Arbeit in Behörden und Verwaltungen radikal verändern wird. Für die Bürger heißt das in erster Linie, dass Ihre Daten jederzeit abrufbar sind und nicht in verstaubten Archiven vergilben. „Und das“, so Marco, „schätzen unsere Kunden sehr.“.

Digitale Freiheit oder Sklave der Daten?

Kritiker hingegen haben Bedenken gegen den digitalen Dokumentenwahn von Behörden und Verwaltungen. Für Sie erhöht sich damit die Gefahr für Sicherheitslecks und digitaler Datenklau. Die Digitalisierung birgt Gefahren und die digitalen Kompetenzen für den Arbeitnehmer werden immer wichtiger. Für Marco und seine Kollegen überwiegen aber die Vorteile vom digitalen Dokumentenworkflow. Ihre Arbeit ist produktiver geworden. Jedes Dokument hat er in Sekunden auf seinem Bildschirm. Nichts geht verloren. „Das ist doch toll!“ schwärmt Marco. Nächste Woche ist er im Urlaub. Wenn er dann auf seinen Balkon frühstückt, kann er sich trotzdem über einen Webbrowser in das Dokumentensystem einloggen und steht so bei Problemen zur Verfügung. Der „digitale Native“ ist eben ständig online. Zur jeder Zeit. Egal, wo er sich aufhält.

 

 

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